¿Cuál es el ciclo de vida de un contrato?

Sobre el Autor
Coordinador de Proyectos
Coordinador de Proyectos en Abogado Digital. Apasionado por el Derecho Digital, con especial interés en la Inteligencia Artificial.

La actividad de los despachos de abogados, aquello que les da vida, se centra muchas veces en 2 actividades principales: los litigios y los contratos. Muchas veces los primeros son resultado del incumplimiento de los segundos, sin embargo, más allá de las acciones que se pueden hacer ante el incumplimiento de un contrato, muchos abogados hoy en día aún trabajan de forma empírica cuando comienzan a hacer. No obstante, hoy queremos hablarte sobre una gran metodología para hacer más eficiente todo el trabajo que implica realizar un contrato y las herramientas disponibles para que cualquier despacho, empresa o profesional del derecho.

La importancia del Ciclo de Vida de un Contrato (CLM)

El ciclo de vida de un contrato, también conocido como Contract Cycle Life Managemnt (CLM), es una metodología que permite visualizar, agilizar, gestionar y dar seguimiento a cualquier tipo de contrato, que va desde mucho antes de plasmarlo en papel y mucho después de su firma. ¿Desde donde crees que comienza un contrato? Contrario a lo que muchos abogados pueden pensar, el contrato no comienza en el título donde se indica la naturaleza del documento; ni tampoco cuando el abogado se coloca frente a la computadora a redactarlo (o en otros casos a editar un “machote”). El ciclo de vida de un contrato comienza desde que el cliente solicita la ayuda a un profesional, para entender de manera general la naturaleza de lo que el cliente requiere y generar un documento acorde a sus necesidades; y termina no con la firma de las partes involucradas en el contrato, sino en el seguimiento que se le hace al mismo, por ejemplo con la renovación.

Etapas en el Ciclo de Vida de un Contrato

De acuerdo con Webdox, existen 9 etapas que conforman el ciclo de vida de un contrato:

Etapas en el ciclo de vida de un contrato
Imagen: Webdox
  1. Solicitud: Se refiere a la solicitud por parte del cliente (o clientes) al abogado o despacho, para la realización de un contrato. Requiere de una escucha activa por parte del equipo legal para entender el contexto del cliente y sus necesidades.
  2. Confección: Es la etapa en donde se realiza el trabajo de redacción del contrato de acuerdo a lo que el cliente quiere y necesita. Puede o no incluirse metodologías de legal design thinking.
  3. Colaboración y negociación. Aquí las partes involucradas en el contrato son informadas del contenido del contrato, se escuchan las opiniones y sugerencias para su modificación y se atiende a la voluntad de las partes. Cualquier medio es útil y válido para esta interacción, ya sea personal, por correo electrónico, por videoconferencia y hasta llamadas telefónicas.
  4. Aprobación: Las partes dan su visto bueno al contenido del contrato.
  5. Firma: Este punto es vital para la existencia del contrato, pues es donde las partes otorgan su consentimiento para darle validez al instrumento. Puede hacerse en forma física y presencial o utilizando alguna Plataforma de Firma Electrónica.
  6. Búsqueda: El contrato se pone a disposición de todas las áreas del despacho involucradas en el mismo, para que haya una forma de revisar el documento de forma rápida y oportuna.
  7. Seguimiento y gestión: En esta etapa de la pos-firma del contrato, se realizan las acciones necesarias para el cumplimiento del contenido de las cláusulas del contrato.
  8. Análisis: Aquí se estudian los elementos técnicos y operativos relativos a la realización del contrato, desde el tiempo en que se tardó en investigar y redactar el documento, hasta la retroalimentación de los clientes y las partes involucradas en el proceso respecto a la atención brindada por el abogado o despacho.
  9. Términos y renovaciones: La última etapa del CLM que consiste en mantenerse atentos a los términos que contiene cada contrato y, especialmente, a la vigencia del mismo para avisar a las partes con suficiente oportunidad y conforme a la legislación aplicable, sobre la renovación del instrumento.

Software para la gestión del Ciclo de Vida de un Contrato

Ahora que ya conoces las etapas que involucra el ciclo de vida de un contrato, también es importante mencionar que gracias a las tecnologías aplicables a la labor jurídica, mejor conocidas como Legaltech, es posible que cualquier empresa, despacho o abogado independiente pueda implementar de inmediato una solución de CLM a través de una plataforma especializada para ello. En el mercado existen varias opciones, pero antes de decidir cuál deberías de usar te aconsejamos que busques un software CLM que integre la firma electrónica. Con ello no solamente estarás facilitando la tarea de darle crear y dar seguimiento a tus contratos, sino que permitirás a tus clientes firmar estos documentos en cualquier parte del mundo donde se encuentren.

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